Основные понятия в информационной сфереДокумент. В рамках информационной системы любой организации мы будем иметь дело с документами и документооборотом. Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи ли изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Основное свойство документов – наличие реквизитов.

Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называемый информационной совокупностью.

Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Делится на нормативно-справочную, конструкторскую, проектную, проектно-сметную, техническую, технико-экономическую, эксплуатационную и др.

По направленности различают организационно-распорядительные, плановые, статистические, бухгалтерские и научно технические документы, содержащие по существу все сведения о составе, состоянии и деятельности любой организации, о любом изделии, товаре, замысле, разработке.

Документы служебные – надлежащим образом оформленные для выдачи гражданам, организациям и предприятиям документы для осуществления возложенных на них обязанностей:

внутренние – для использования внутри организации и предприятия;

внешние – для сношения с другими организациями и предприятиями.

Итак, документ – самая распространенная форма фиксации информации, ее хранения и обмена. Документ отличает то, что его функциональное назначение весьма разнообразно.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защитой от несанкционированного доступа.

Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то, прежде всего, нас интересует экономическая информация.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. Или: экономическая информация – информация об общественных процессах производства, распределения, обмена и потребления материальных благ.

Характеристики экономической информации:

— большие объемы;

— многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т. д.);

— многообразие источников и потребителей;

— значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Информатизация. Информационное общество. Процесс насыщения производства и всех сфер жизни и деятельности человека информацией называется информатизацией.

Постепенно процесс насыщения приводит наше общество в такое состояние, когда общество называют информационным обществом.

Это такое общество, в котором созданы условия для удовлетворения информационных потребностей всех граждан, организаций и государства; большинство работающих либо занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, либо при выполнении своих производственных обязанностей используют эти процессы. Это означает, что граждане такого общества обладают некоторой информационной культурой – умением работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерные и информационные технологии.

Информатика. Наука, занимающаяся изучением свойств информации, вопросами ее сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения и использования в различных сферах деятельности человека, называется информатикой.