Первая задача стратегического планированияИз алгоритма стратегического планирования информационной системы, что в общей задаче возникающей при совершенствовании информационного обеспечения, существует ряд подзадач, требующих взаимной увязки и совместных оптимизационных решений.

Первая задача состоит в формировании законченного и непротиворечивого представления о предметной деятельности организации (подразделения). Необходимость решения данной задачи на первом этапе стратегического планирования определяется тем обстоятельством, что информационные процессы протекают во время предметной деятельности, внутренне ей присущи и являются ее составной, органически неразрывной частью. Это подтверждается теоретическими и практическими работами в рассматриваемой сфере, из которых следует обязательность знания предметной области. Поэтому, прежде чем вести речь о совершенствовании информационного обеспечения и информационной системы, необходимо определить назначение и специфику предметной деятельности организации.

Обследование предметной деятельности любой организации – трудоемкая и продолжительная работа. Первым этапом исследования является сбор данных. Источниками информации являются нормативные документы, регламентирующие деятельность организации (законы, приказы, инструкции), отчеты, планы, а также интервью руководителей и персонала организации и т. д.

При сборе данных существенна достоверность и полнота, т. е. степень их соответствия действительному состоянию предметной деятельности и информационного обеспечения. В силу сложности организационной структуры и специфики предметной деятельности сведения, поступающие к лицу, проводящему обследование, не могут исчерпывающим образом отображать ее реальное состояние и состояние информационного обеспечения. Не имея возможности в данной работе подробно проанализировать причины возникновения несоответствия, следует отметить, что или могут быть связаны с лицом, проводящим обследование, объектом обследования, средствами наблюдения и обработки данных. Выбор и степень детализации существенных для решения задачи сбора данных определяются опытом лица, проводящего обследование.

В целях сбора репрезентативных данных используется метод записи сведений в специальные анкеты, а также производится установление объема и продолжительности сбора данных, выбор сотрудников, привлекаемых к исследованию. Поскольку не все сотрудники могут быть привлечены к анализу предметной деятельности, возникает необходимость формирования репрезентативной группы, отбираемой по следующим критериям: в группе должны быть представлены различные категории сотрудников, должны учитываться различные типы подразделений и направлений работы. К исследованию должны быть привлечены сотрудники с наиболее интенсивным режимом предметной деятельности.

Обследование включает определение и описание в терминах предметной области: организационной структуры; перечня целевых задач (функций) подразделения; распределения функций по подразделениям и сотрудникам; существующей («как есть») технологии решения задач предметной деятельности; взаимосвязей между подразделениями и сторонними организациями.

Кроме того, в результате сравнительного изучения особенностей информационных взаимосвязей обобщаются сведения по следующим параметрам: каналы коммуникации; объемы передаваемой информации; участники и содержание взаимосвязи.

При обследовании в целях содержательного анализа информационных взаимосвязей целесообразно указывать следующие характеристики:

1. Направление взаимосвязи, обусловленное соотношением объемов входящей и исходящей информации, внутренних и внешних связей в структуре взаимосвязи.

2. Мотивация взаимосвязи (поиск и обмен релевантной информацией).

3. Содержание передаваемой информации.

4. Перечень информационных сущностей, посредством которых производятся информационные взаимосвязи.

Производится анализ различных видов информации: насколько велика доля текстовой информации, циркулирующей в подразделении и на рабочем месте; в каких случаях предпочтение отдается текстовой информации, в каких случаях используются смешанные виды (текст, графика).

В рамках первого этапа происходит фильтрация полученной информации, включающая отсечку ненужных сведений, их агрегирование и типологическую выборок. В результате сведения компонуются в отдельные блоки, связанные с наиболее значимыми компонентами деятельности. На этом этапе характерна ситуация, когда некоторые компоненты деятельности описываются достаточно полно, а другие неполно или нечетко. Достаточно часто по различным причинам значимые компоненты деятельности описываются достаточно полно, а другие неполно или нечетко. Достаточно часто по различным причинам значимые компоненты деятельности не устанавливаются совсем или устанавливаются предположительно.

Результаты обследования позволяют построить модель предметной деятельности, не только описывающую положение дел в органе на момент обследования и позволяющую понять, как функционирует орган с позиций системного анализа, но и на основе верификации выявить ряд ошибок и узких мест, сформулировать предложения по улучшению ситуации.

Построение модели предметной деятельности позволяет перейти к решению второй задачи.