Цель информационного обеспеченияПонятие информационного обеспечения. Решение предметных задач невозможно без осуществления вспомогательных (обеспечивающих) видов деятельности, непосредственно не преследующих нормативно определенных целей, но необходимых для их достижения. Одним из таких видов деятельности является информационное обеспечение. Этим термином будем обозначать регулярную деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг. Рассмотрим содержание и дадим определения основным компонентам понятия «информационное обеспечение».

Информационная потребность. Необходимость информационного обеспечения вызывается тем, что подавляющие число задач субъектов деятельности характеризуется информационной неопределенностью и возникает, когда состояние информированности сотрудников организации о значимых элементах окружающей действительности не позволяет результативно решать задачи предметной деятельности. Иными словами, несоответствие между фактическим и желаемым состоянием информированности порождает проблему получения информации определенного качества, т. е. информации, отвечающей потребностям предметной области. Из приведенных рассуждений следует, что информационная потребность – это определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающие в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности. Или иначе: информационная потребность — осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Другими словами, под информационной потребностью будем понимать совокупность тех сведений (данных), которые необходимы для эффективного функционирования организации (подразделения, сотрудника). Содержание же любого объекта, как уже указывалось, определяется теми целями, для достижения которых он создается. Таким образом, первичным определяющим информационные потребности, являются цели функционирования организации.

Проблема определения, описания, измерения информационных потребностей сотрудников является одной из основных в комплексе проблем информационного обеспечения. Только определив характеристики информационной потребности пользователей, можно формулировать требования к информационному обеспечению, состав и функции информационной системы.

Цель информационного обеспечения. Информационные потребности определяют цель информационного обеспечения, которая состоит в предоставлении сотрудникам (пользователям) информации требуемого качества в заданные сроки и в рамках действующих технической и организационно-штатной структуры организации, правового регулирования и финансирования. Понятие качества информации (информационного обеспечения) будет рассмотрено ниже.